Ca agent imobiliar, ai accesul la o mulțime de date personale din partea clienților, prospecților, colaboratorilor și lista continuă. Începând din 25 mai 2018 va trebui să fii în conformitate cu cerințele GDPR, iar pentru a ajunge la acest status, probabil că ai început deja să modifici modul în care folosești, stochezi și procesezi datele pe care le deții.
Te invităm să facem o recapitulare a modificărilor aduse de GDPR în activitatea ta ca agent imobiliar și te încurajăm să setezi ca prioritate procesele necesare pentru a intra în conformitate.
Majoritatea oamenilor au auzit foarte des în ultima vreme de ”GDPR”, acronimul pentru General Data Protection Regulation, iar în română vorbim despre Regulamentul General privind Protecţia Datelor, cel care începând cu 25 mai 2018 va înlocui Directiva privind Protecția Datelor, aplicată în Uniunea Europeană.
Cerințele GDPR au apărut din necesitatea de a consolida drepturile oricărui cetățean european privind confidențialitatea datelor personale într-o eră puternic digitalizată. GDPR va schimba cu siguranță modul în care stochezi și utilizezi informațiile personale ale tuturor celor cu care interacționezi în activitatea ta ca agent imobiliar.
Toate măsurile pe care GDPR-ul te obligă să le iei au ca scop prevenirea atacurilor cibernetice și încălcării securității datelor. Astfel, tu și colegii tăi de agenție va trebui să vă asigurați de securitatea sistemelor cu care lucrați și de securitatea bazelor de date deținute.
Cum te influențează cerințele GDPR ca agent imobiliar?
GDPR-ul a fost introdus în special pentru a proteja toate datele personale pe care tu le colectezi de la clienți, prospecți, colaboratori. Știi foarte bine câte date se adună de-a lungul unui proces de vânzare - cumpărare în cazul unui imobil și câte informații îți sunt împărtășite în tot acest timp.
Probabil că de-a lungul unei tranzacții vei solicita multe date care, din punctul de vedere al celui care ți le oferă, par irelevante pentru succesul acesteia. Din acest motiv, tu trebuie să îți asiguri clienții sau prospecții că datele lor sunt în deplină siguranță, ba mai mult, ești pregătit să respecți toate drepurile garantate de GDPR:
- Dreptul de a fi informat;
- Dreptul de a accesa datele personale;
- Dreptul de a fi uitat;
- Dreptul de a restricționa procesarea;
- Dreptul la portarea datelor;
- Dreptul la rectificare;
- Dreptul de a obiecta și de a restricționa luarea automată de decizii.
Cu siguranță ai auzit de penalizările financiare pe care le poate suferi agenția ta imobiliară în caz de nerespectare a cerințelor GDPR, însă dincolo de frica de a nu fi amendat trebuie să stea dorința de a te poziționa ca agent imobiliar de încredere și de a-ți crea reputația de agent responsabil cu datele clienților.
Cum te pregătești pentru GDPR?
Alinierea la cerințele GDPR ar trebui să fie un efort comun, de echipă, căci sunt multe procese de modificat și sarcini de bifat până în 25 mai anul acesta, iar unele activități cer cunoștințe specifice - juridice ori tehnice, de IT.
Până la intrarea în vigoare a noului regulament, tu și agenția ta imobiliară va trebui să puneți în aplicare un plan destul de complex:
- În primul rând, trebuie să conștientizezi amploarea fenomenului și să știi cu exactitate ce aduce nou regulamentul;
- Întreg procesul va fi mult mai ușor dacă apelezi la un responsabil pentru protecţia datelor, un Data Protection Officer care să evalueze ce impact are GDPR-ul asupra proceselor agenției voastre și să vă ghideze către alinierea cu noul regulament;
- Știind cum procesați, stocați și utilizați datele, va trebui să gândiți modul în care puteți asigura confidențialitatea datelor în activitățile zilnice ale companiei;
- Va trebui să puteți dovedi în orice moment că toate datele sunt procesate în concordanță cu GDPR;
- Și terții cu care lucrați ar trebui să respecte noile reglementări, ținând cont că unele date colectate de tine de la clienți și prospecți e posibil să ajungă și în baza de date a acestora;
- Orice tehnologii și software-uri folosiți trebuie să fie dezvoltate astfel încât orice date personale procesate cu ajutorul lor să fie protejate;
- Consimțământul persoanelor care îți oferă date este extrem de important și trebuie să te asiguri că e oferit liber și neechivoc și că tu îl informezi clar despre ce vei face cu datele primite.
Deși o să ai parte de multe provocări în drumul tău către alinierea cu noile cerințe impuse de Uniunea Europeană, toate eforturile vor contribui la consolidarea afacerii tale și a reputației de agent imobiliar profesionist, motiv pentru care în planul pe următoarele luni, GDPR-ul ar trebui să fie prioritar.
