De multe ori te întrebi: ”Cum reușesc unii să le împace pe toate? Și job, și familie, și pasiuni?”.

Răspunsul e simplu: își gestionează eficient timpul.Managementul timpului este o aptitudine care se învață și joacă un rol important în viața personală și profesională. Indiferent că ai un program flexibil sau că lucrezi de la 9.00 la 18.00, jobul tău poate fi extrem de stresant și aglomerat dacă nu știi cum să jonglezi cu sarcinile. Noi îți propunem să începi cu următoarele 5 pentru o carieră sub control într-o viață dinamică.

Prioritizează sarcinile

Oricât de mult încerci să te minți ori să-i convingi pe alții, e imposibil să faci mai multe lucruri odată și să le faci bine. Cu o prioritizare bună, ar trebui să fi capabil să duci la bun sfârșit cele mai importante sarcini într-o ordine care are sens pentru activitatea ta.

Factorii pe care ar trebui să îi iei în calcul când prioritizezi sarcini sunt:

• Care este termenul limită pentru sarcina respectivă
• Cât durează să o realizezi,
• Cât de importantă este pentru ceilalți
• Ce se întâmplă dacă nu realizezi sarcina
• Care sunt șansele să depinzi de altcineva pentru îndeplinirea sarcinii.

Programează întâlnirile

Pentru a obține întâlniri, în primă fază e nevoie să iei legătura cu prospecții tăi. Când e cel mai bine să iei legătura cu ei? După-amiaza? Dimineața devreme? Seara? Nu există un moment ideal pentru a-i suna, însă ține cont de programul lor de muncă și contactează-i atunci când știi că nu sunt presați de sarcinile pe care le au de realizat și sunt dispuși să îți răspundă pentru a purta o conversație productivă cu ei.

Când vine momentul să programezi întâlniri, ține cont că felul în care stabilești aceste întâlniri influențează și alți oameni, planurile pe care și le fac, nu doar activitatea ta din acea zi. Desigur, ai momente din zi sau anumite ore în care ești mai energic și mai productiv, însă dozează-ți enegia pentru a-ți rămâne pe tot parcursul zilei, inclusiv în timpul întâlnirilor programate seara.

Menține o listă de activități

Programul tău e plin de sarcini pentru care aloci mai mult sau mai puțin timp, însă chiar și o sarcină măruntă ca durată poate fi extrem de importantă pentru înaintarea spre încheierea tranzacției. Cum faci să nu uiți de ea?

Simplu: notezi tot ce ai de făcut în timpul unei zile într-o listă. În plus, tot ce apare nou în agenda ta, trebuie inclus în acea listă de activități împărțite pe zile sau chiar săptămâni - dacă îți place să ai totul pus la punct din timp. O listă de activități te ajută să îți menții un ritm pe parcursul zilei, să nu te aglomerezi inutil și să te simți împlinit la sfârșitul zilei, nu lipsit de energie sau copleșit.

Acordă-ți timp pentru pauze

”Cum să aloc timp pentru pauze când am o mulțime de lucruri de făcut în fiecare zi?” Da, deși pare contradictoriu, odihna face parte din abilitățile de gestionare a timpului extrem de importante pentru productivitatea ta.

Poate că sari peste pauze și pe termen scurt observi o productivitate mai mare, dar oboseala acumulată va scădea productivitatea ta medie pe termen lung. Cu excepția unor situații rare, a unor urgențe, e extrem de important să reziști tentației de a lucra mai mult, fără pauze.

Folosește tool-uri de time management

”Prioritizare, liste, întâlniri, micro-sarcini - până le pun pe toate-n ordine obosesc.” - Cam așa e reacția unui om care nu e obișnuit să își organizeze timpul. Ca să îți fie mai simplu să prioritizezi, pentru început ai putea să urmărești timp de o săptămână care sunt activitățile care îți iau cel mai mult timp. Profită de faptul că găsești o mulțime de programe sau aplicații online de time management.

Împrietenește-te cu aplicațiile de gestionare a timpului - dedică un pic de timp pentru a înțelege cum funcționează, cât de utile și de ușor de folosit sunt pentru time. Câteva dintre cele mai populare astfel de aplicații sunt:

• Basecamp
• Dropbox
• Toggl
• 1-3-5 List
• Google Calendar
• Evernote
• RescueTime
• Remember The Milk
• ProofHub.

Chiar dacă azi simți că abilitățile tale de gestionare a timpului sunt slab dezvoltate, nu te descuraja - fiecare în parte se învață și perfectionează, iar în timp devin obiceiuri cât se poate de naturale. Cel mai important e să începi cu pași mici și înțelegi rolul abilităților de time management în activitatea ta profesională și în viața personală.