Majoritatea brokerilor și agenților sunt obișnuiți cu ideea de a-și susține activitățile de zi cu zi cu ajutorul instrumentelor digitale și au sisteme create pentru a face acest lucru. Cu toate acestea, nu toate birourile vor avea canale clar definite de comunicare digitală în echipele lor dincolo de e-mailuri sau apeluri telefonice și mulți dintre ei nu știu să folosească 100% mediul digital.
Întrucât mulți dintre noi vom fi nevoiți să lucrăm de la distanță în următoarele zile sau săptămâni, este important să vă alegeți înțelept canalele de comunicare digitală. Alegeți o serie de instrumente pe care echipa voastră le poate adopta rapid și ușor. Există nenumărate opțiuni pentru a vă ajuta să vă gestionați echipa de la distanță - acest articol este menit să vă ofere un punct de plecare.
Comunicați intern cu alți agenți, prin mai multe e-mailuri decât prin apeluri telefonice
E-mailurile au un loc esențial în comunicările voastre digitale interne, dar ar trebui folosite mai mult în comunicările mai oficiale. Apelurile telefonice sunt rapide și simple, dar pierdeți rapid evidența detaliilor discutate, cu excepția cazului în care notați unele mențiuni în mod simultan - și apoi trimiteți acele notițe prin e-mail. Pentru a economisi cât mai mult timp și pentru a evita să explodeze inbox-urile colegilor, luați în considerare utilizarea unor platforme precum: Slack sau Facebook Workplace. Folosind aceste soluții de trimitere de mesaje instant puteți atribui sarcini, urmări subiectele de discuții și trimite fișiere înainte și înapoi. Este comoditatea unui apel telefonic cu beneficiile organizaționale ale e-mailului.
Citește și: Cum să ai un debut de succes în domeniul imobiliar
Mențineți interacțiunea în mod obișnuit cu ajutorul video-conferințelor
În următoarele zile și săptămâni va fi din ce în ce mai dificil, dacă nu chiar imposibil, ca echipele să aibă întâlniri personale. Între timp, termenele limită continuă să se apropie, colegii trebuie să fie la zi cu toate și trebuie menținută interacțiunea umană regulată.
Folosirea conferinței video nu este nimic nou, iar majoritatea dintre noi utilizăm servicii precum WhatsApp și Skype de câțiva ani. Însă apelurile video simple încep să aparțină de domeniul trecutului și există instrumente în zilele noastre, cum ar fi Zoom sau GoToMeeting ceea ce face posibilă prezența unui număr mare de participanți la un singur apel, fără pierderi de calitate, fie video, fie audio.
Cu Zoom este posibil să înregistrați ședința și să primiți atât video cu înregistrări audio, cât și doar înregistrările audio imediat după încheierea întâlnirii. GoToMeeting este una dintre cele mai solide soluții de training online, cu siguranță, merită luat în considerare dacă doriți să continuați să vă susțineți echipele cu noi informații în masă.
RE/MAX Italia au folosit recent GoToMeeting pentru a găzdui cu succes un webinar de training pentru peste 1000 de participanți.
Citește și: 5 moduri prin care poți genera interes în online cu locuința ta
Folosiți aceleași instrumente de gestionare a proiectelor
În aceste momente provocatoare este mai important ca niciodată ca echipele să rămână coordonate, clare și încrezătoare în sarcinile pe care le îndeplinesc. Dacă nu ați făcut acest lucru deja, vă recomandăm să folosiți un instrument de gestionare a proiectelor, cum ar fi Asana, Trello sau Evernote pentru a urmări progresul fiecărui proiect. Pe lângă faptul că oferă claritate, aceste instrumente pot adăuga, de asemenea, responsabilitate și un impuls mental pozitiv atunci când echipa voastră vede că task-urile sunt îndeplinite și căsuțele bifate.
Accesul la documente și informații este esențial pentru succesul continuu al afacerii tale. Asigurați-vă că aveți o configurație VPN (Virtual Private Network) pe care toți membrii echipei voastre o pot accesa de acasă. Asigurați-vă că oferiți echipei voastre (sau cel puțin „membrilor cheie”) un laptop în această perioadă de lucru acasă. Departamentul vostru tehnic sau un consultant IT ar trebui să îi poată sfătui în continuare.
Dacă timpul sau resursele tehnice reprezintă o problemă la implementarea unui VPN, puteți elimina temporar decalajul de informații prin crearea unui folder pe Dropbox, lucrând cu ajutorul Google sau Microsoft Teams. Acest lucru vă va asigura, de asemenea, că personalul vostru poate contribui la un singur document central, fără a fi nevoie de diferite schimburi de versiuni.
Pentru o listă mai cuprinzătoare a tipurilor de instrumente de lucru la distanță disponibile, vă recomandăm să consultați acest articol din The Couch Manager.
Cel mai important lucru de reținut este să adoptați instrumente care să se potrivească nevoilor și stilului de lucru al echipei voastre. Fiți conectați în mod regulat, susținători unul față de celălalt și așteptați cu nerăbdare viitorul.
Citește și: Franciza imobiliară RE/MAX, rețeta succesului în antreprenoriat
Păstrați legătura cu potențiali clienți sau cu noi agenți, prin reclame plătite
Nu în ultimul rând, luați în considerare păstrarea legăturii cu orice potențial clienți sau agenți noi prin publicitate plătită online, orientată special către zona dvs. Este foarte important să nu exploatați situația, deoarece acest lucru va face cu siguranță mai mult rău decât bine pentru business-ul vostru. Puneți niște bani în spatele tuturor reclamelor cu mesaje motivaționale, materialelor care arată valoarea unei rețele puternice sau a unui conținut care vă plasează pe voi sau biroul vostru în centrul comunității voastre.
Mai presus de toate, ar trebui să vă mențineți ocupați, să rămâneți sănătoși și să rămâneți mereu în contact cu clienții voștri. Atitudinea noastră este cea care definește cât de bine vom ieși din această criză, iar atitudinea noastră este ceea ce clienții noștri își vor aminti mult timp după trecerea acestei perioade dificile.
